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eAkten erleichtern im Amt für Soziale Angelegenheiten
beim Landratsamt Main-Spessart den Weg zur papierarmen Verwaltung

eAkten: Landratsamt Main-Spessart macht die 1.000 voll

eAkten erleichtern im Amt für Soziale Angelegenheiten beim Landratsamt Main-Spessart den Weg zur papierarmen Verwaltung

Elektronische Akten: Landratsamt Main-Spessart macht die 1.000 voll

01.09.2015 Nun erleichtern elektronische Akten auch im Amt für Soziale Angelegenheiten beim Landratsamt Main-Spessart den Weg zur papierarmen Verwaltung.

Das Landratsamt Main-Spessart ist Anwender der 1000sten eAkte

Die Einführung der elektronischen Aktenverwaltung ist für staatliche Organisationen ein überaus lohnender Schritt: Die Dokumentenflut kann damit effektiv und gleichzeitig rechts und revisionssicher bearbeitet, verwaltet und archiviert werden. Die Umstellung auf die elektronische Aktenführung ist ein wichtiges Zukunftsprojekt für Kommunen. Das Landratsamt Main-Spessart ist nun Anwender der 1.000sten eAkte.

Dass die papierbasierte Schriftgutverwaltung nicht mehr in elektronische und mobile Arbeitsabläufe passt, ist unbestritten. Seit 2013 fordert zudem die Gesetzgebung mit dem eGovernment-Gesetz eine moderne Verwaltung, die die gesamte Administration digitalisiert, vereinfacht und vor allem nutzerfreundlichere Amtswege schafft.

Der Landkreis Main-Spessart mit seinen mehr als 125.000 Einwohnern geht seit 2006 mit dem Projekt zur Einführung von elektronischen Akten den wichtigen Schritt auf dem Weg zur modernen und
gesetzeskonformen Verwaltung.

Dabei begleitete in den vergangenen Jahren ein Projektteam die schrittweise elektronische Akteneinführung in die Verwaltung und traf die entsprechenden Vorbereitungen.

„Wir haben Arbeits- und Kommunikationsabläufe neu gestaltet und dennoch ist durch die perfekte Integration ins Fachverfahren und die vertraute Windowsoberfläche die Einführung der elektronischen Akte in den Fachbereichen auf Anhieb gelungen“, stellt Ralf Peter fest, IT-Leiter des Landratsamtes Main-Spessart.

Bewusstsein schaffen

„Die Umstellung auf die elektronische Schriftgutverwaltung ist ein langfristiger Prozess, denn bei der Einführung ändern sich auch immer Arbeitsabläufe und Kommunikationswege in einer Verwaltung. Durch eine schrittweise Umstellung und nachhaltige Vorbereitung können die Belange der Mitarbeiter besser berücksichtigt werden. „Mit der Zeit ist es uns gelungen, die Mitarbeiter organisatorisch und persönlich einzubinden und vorzubereiten. Diese Vorgehensweise zahlt sich aus. Heute findet die neue Arbeitsweise die notwendige Akzeptanz in unseren Ämtern“, sagt Franz Winheim, Geschäftsleiter des Landratsamtes Main-Spessart.

In der aktuell laufenden Projektphase sollen circa 20 Mitarbeiter aus dem Amt für Soziale Angelegenheiten in die neue Arbeitsweise eingeführt werden. Das Amt für Soziale Angelegenheiten in Karlstadt ist
nun Anwender der 1.000sten eAkte und erledigt erfolgreich die vorgangsbezogene Aktenverwaltung.

Die Möglichkeiten der digitalen Aktenverwaltung lassen sich exemplarisch am Fachbereich Zulassungsstelle erläutern, der seit November 2014 mit der eAkten-Infrastruktur arbeitet: In der Vorbereitung wurden dort vollautomatisiert über zwei Millionen Dokumente von etwa 460.000 Vorgängen aus dem Archivierungssystem Easy Archiv übernommen und in elektronische Akten umgewandelt. Seit Einführung der eAkte sind ungefähr 18.000 digitale Akten mit circa 36.000 Dokumenten dazugekommen, täglich sind das rund 130 neue eAkten mit etwa 280 Dokumenten allein in der Karlstädter Zulassungsstelle.

„Unser Ziel ist die vollständige Digitalisierung der Schriftgutverwaltung bis 2020,
damit unsere Verwaltungsarbeit noch effizienter, transparenter und bürgernäher wird.“ Landrat Thomas Schiebel vom Landratsamt Main-Spessart

Komplettlösungen aus einer Hand

Schon seit vielen Jahren setzt das Landratsamt Main-Spessart auf die Zusammenarbeit mit der AKDB und dem Systemhaus LivingData. Es nutzt unter anderem seit 2006 erfolgreich das Dokumenten-
Management-System komXwork für die digitalen Verwaltungsabläufe und das Ratsinformationssystem Session, SessionNet & Mandatos für die digitale Gremienarbeit.

 

Kategorien: Software