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Erfolgreiche Einführung der elektronischen Personalakte bei der medbo

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14.12.2014 Die elektronische Personalakte erleichtert die Personalarbeit der medbo, die Medizinischen Einrichtungen des Bezirks Oberpfalz-KU, eine Anstalt des öffentlichen Rechts. Auf Knopfdruck sinkt nun der Verwaltungsaufwand. Das Projekt setzte eine gründliche Vorbereitung und Planung voraus – im Ergebnis konnten alle Berechtigten von überall auf die eAkten zugreifen, ohne doppelte Aktenführung und lange Wartezeiten.

Die medbo betreibt als öffentlich-rechtlicher Krankenhausträger Einrichtungen an sieben Standorten in der Oberpfalz und ist mit rund 3.000 Angestellten einer der größten Arbeitgeber in der Region.

Die eAkte beschleunigt den standortunabhängigen Zugriff auf die Akten, reduziert den Aufwand für administrative Prozesse und schafft so mehr Freiraum für die eigentliche Personalarbeit. Die Gründe für die Einführung: Die Oberpfälzer, die schon seit 2005 mit OK.PWS arbeiten und die Personalabrechnung im AKDB-Rechenzentrum erledigen lassen, wollten im Personalwesen produktiver werden, indem sie ihren Aktenbestand vereinheitlichen und zentralisieren sowie gleichzeitig Zeit und Registraturkosten einsparen.

Ziel der IT-Abteilung war, keinen zusätzlichen Pflegeaufwand von Schnittstellen entstehen zu lassen. Personalmanager Markus Schaffer und IT-Leiter Jürgen Schedlbauer stellten eAkten-Lösungen renommierter Anbieter auf den Prüfstand und entschieden sich nach eingehender Prüfung für das Produkt der AKDB-Tochter LivingData: „Der Standard-Funktionsumfang, die gleichzeitige Skalierbarkeit sowie die von Anfang an kompetente Beratung und engagierte Projektbegleitung durch die LivingData gaben dafür den Ausschlag“, erklärt Schaffer.

Die eAkten-Lösung der LivingData orientiert sich an der OK.PWS-Logik und lässt dennoch individuelle Anpassungen zu. Der Einführungsprozess war von allen Projektverantwortlichen strategisch geplant worden: Die Regensburger befragten zunächst LivingData-Referenzkunden wie das LRA Straubing-Bogen und die Gemeinde Lappersdorf. Ergebnis: Analyse des Ist-Zustandes, Definition der Anforderungen sowie die Bestimmung eines Projektteams mit der LivingData und dem OK.PWS-Betreuer der AKDB. „Damit am Ende alle von der Einführung der elektronischen Personalakte profitieren, wollten wir Entscheider und zukünftige Anwender von Anfang an in den Beratungsprozess einbinden – Management, Personal- und IT-Abteilung sowie Datenschutzbeauftragte und Personalräte“, sagt Markus Schaffer.

Um die ePersonalakte den internen Arbeitsprozessen und den Praxisanforderungen der Personalabteilung anzupassen, betraute man in Regensburg die künftigen Nutzer mit der Festlegung der Aktenstruktur. Außerdem wurde die Personalakte verschlankt, um die Suche zu vereinfachen und den Aufwand bei der Digitalisierung zu minimieren. Für eine optimale Aktenstruktur verabschiedete man sich von der chronologisch fortlaufenden Dokumentenablage hin zu einer Ablage nach Aktenplan – dies ermöglicht ein schnelles Auffinden und ein ausdifferenziertes Berechtigungskonzept.

„Die längste Projektphase war die Sichtung der Papierakten und die Festlegung des Kategorien-Plans. Die Struktur ist jedoch immer flexibel und kann jederzeit an neue Anforderungen angepasst werden“, so Schaffer.

Um sensible Mitarbeiterdaten zu schützen, mussten die Bearbeitungsrechte auf die Akten geregelt werden. In Regensburg können nur Mitarbeiter der Personalabteilung auf die Akten zugreifen und sie bearbeiten. Bei der Systemintegration wurden in Zusammenarbeit mit der LivingData die Geschäftsprozesse und Transaktionen zwischen den Systemen definiert und über Schnittstellen und Workflows zu den anderen Anwendungen im Unternehmen nachgedacht. Die eAkten-Lösung ermöglicht die angestrebte automatisierte Übernahme von Dokumenten aus Office-Anwendungen und eMail-Clients.

Der Datenschutz spielt bei der Digitalisierung der Altakten eine wichtige Rolle: Deshalb wurde dafür ein externer Dienstleister ausgewählt und beauftragt, der ein entsprechendes Qualitätsmanagement, eine vollständige Prozessdokumentation und die durchgängige Beachtung datenschutzrechtlicher Bestimmungen vorweisen konnte.

Vor der Verscannung mussten rund 3.000 Altakten gesichtet und sortiert werden. Die Dokumente – insgesamt mehr als 300.000 Blatt Papier – gingen an den Dienstleister. Nach nur vier Wochen wurden die verscannten Dokumente in der entsprechenden digitalen Akte zum Personalfall abgelegt – ohne Zutun der Personalabteilung und über das Dokumenten-Management-System komXwork.

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Kategorien: Software