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Gremienarbeit in der digitalen Welt

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12.10.2014 Sauerlach im Landkreis München zählt inzwischen 7.500 Einwohner, ist wirtschaftlich erfolgreich und setzt seit 2004 – als eine der ersten bayerischen Gemeinden – das Ratsinformationssystem Session ein. Sauerlach gilt als Innovationszentrum für die digitale Gremienarbeit bei bayerischen Verwaltungen – zahlreiche Gemeinden holen sich bei den Sauerlachern Rat und viele folgen ihrem Beispiel.

In Sauerlach werden seit zehn Jahren Tagungsordnungen automatisiert erstellt, was den Sachbearbeitern eine schnelle Übersicht über Termine und Aufgaben bietet. Die Benutzer verfügen über Suchfunktionen zu allen Sitzungsankündigungen, Protokollen sowie dazugehörigen Dateien.

Diese positiven Erfahrungen bewegten die Sauerlacher im Frühjahr 2012 dazu, einen weiteren Schritt in Richtung moderne Gremienarbeit zu gehen. Allen Ratsmitgliedern sollte ein mobiler Zugriff auf die relevanten Sitzungsunterlagen ermöglicht werden, um die Sitzungsvorbereitung und -durchführung für alle noch effizienter zu gestalten. „Wir informieren unsere Sitzungsmitglieder im Vorfeld der Sitzungen detailliert und umfangreich, was sich positiv auf den Verlauf der Sitzungen und die Beschlussfähigkeit auswirkt“, sagt Hubert Zellner, EDV-Beauftragter der Gemeinde Sauerlach.

„Die Einführung der Mandatos-App und die gleichzeitige Ausstattung aller unserer 20 Ratsmitglieder mit benutzerfreundlichen Tablets vereinfacht und mobilisiert den Praxisalltag des Ratsgremiums“, berichtet die Bürgermeisterin Barbara Bogner.

Als alle 20 Ratsmitglieder vor etwa zwei Jahren ihre iPads in den Händen hielten, konnte das Ratsgremium seinen Aufgaben schon nach kurzer Einweisung uneingeschränkt und ohne Eingewöhnungsphase mobil nachgehen.

Heute werden in Sauerlach pro Sitzung in der Regel zwischen 25 und 35 Tagesordnungspunkte behandelt. Diese hohe Effizienz kann nur durch eine gute Sitzungsvorbereitung aller Gremienmitglieder erreicht werden. Die anfangs zusätzlich zur Verfügung gestellten Sitzungsunterlagen in Papierform sind heute überflüssig – das spart den Sauerlachern pro Sitzung durchschnittlich 4.000 Blatt Papier. Für den Gemeinderat gehört das umständliche Zusammenstellen und Ablegen aller erforderlichen Unterlagen der Vergangenheit an. Die Mandatos App synchronisiert automatisch Sitzungsdokumente, Vorlagen, Tagungsordnungspunkte oder Einladungen. Dank der Visualisierung der Hintergrundaktivitäten ist jedes Ratsmitglied sofort in der Lage zu erkennen, ob sich Sitzungsunterlagen schon lokal auf dem iPad befinden oder welche Vorlagen bereits bearbeitet und kommentiert wurden.

Die technikbegeisterte Bürgermeisterin Barbara Bogner setzt ihr iPad auch während der Sitzungen aktiv ein und projiziert mittels eines Beamers die Sitzungsunterlagen an die Leinwand. Die lästige Suche nach richtigen Unterlagen entfällt, das Ratsgremium kann sich ganz auf die Beratung konzentrieren.

Die Gemeinde Sauerlach ist heute mehr denn je davon überzeugt, dass sie sich für das beste am Markt befindliche Ratsinformationssystem entschieden hat: „Session ist optimal auf den Betriebsablauf in unserem Rathaus ausgerichtet und hat auch deshalb eine hohe Akzeptanz in unserem Gemeinderat“, stellt Hubert Zellner fest. Und das iPad gehört für die Sauerlacher Ratsmitglieder zum täglichen Handwerkszeug,einfach und sicher zu handhaben, umfassend geschützt vor Viren.

„Falls in Sauerlach doch einmal technische Probleme auftreten oder Anpassungen notwendig sind, bietet das LivingData-Team verlässlich die notwendige Unterstützung durch IT-Experten. Ausfallzeiten sind auf ein Minimum reduziert worden“, so Hubert Zellner. Auch das Fazit von Bürgermeisterin Bogner fällt durchweg positiv aus. Vorausschauend wünscht sich Frau Bogner, dass alle Fraktionsmitglieder mit einer geschützten Cloud-Lösung zukünftig gemeinsam an den Sitzungsdokumenten arbeiten können.

Kategorien: Software