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Notebooks, iPads und Android-Tablets statt Papier

Der Einzug der digitalen Ratsarbeit im Landkreis Augsburg

Notebooks, iPads und Android-Tablets statt Papier

Digitale Wandel in der Gremienarbeit

22.07.2015 Die digitale und damit papierlose Ratsarbeit wurde im Landkreis Augsburg erfolgreich eingeführt. Mit dem digitalen Sitzungsmanagement Session, SessionNet & Mandatos können Gremienmitglieder mit ihren Notebooks, iPads und Android-Tablets jetzt schneller und kostengünstiger arbeiten.

Der Kreistag hat seinen Dienstsitz im Landratsamt Augsburg

Augsburg ist der drittgrößte Landkreis in Bayern mit rund 240.000 Einwohnern in 46 Städten und Gemeinden.

Das Landratsamt Augsburg ist eine moderne Kommunalverwaltung mit vielfältigen Aufgaben, in der auch der Kreistag seinen Dienstsitz hat. In den bis zu 65 regelmäßigen Sitzungen im Jahr wird über wichtige und grundsätzliche Angelegenheiten des Landkreises entschieden.

IT-gestütztes Sitzungsmanagement

Schon früh – seit 2000 – nutzt der Landkreis Augsburg einen digitalen Sitzungsdienst. 2003 erfolgte der Umstieg auf Session – die führende Software-Lösung im Sitzungsmanagement. Die Anschaffung und Implementierung von Session übernahm die LivingData, ein Tochterunternehmen der AKDB.

Session bietet alle wichtigen Funktionen für die Sitzungsvorbereitung, -durchführung und -nachbearbeitung. Dazu gehört die Erstellung von Sitzungsvorlagen, Protokollen und Niederschriften. Die automatisierte Sitzungsgeldabrechnung ist ebenso hilfreich wie die schnelle Volltextrecherche.

Kommunale Transparenz mit dem Rats- und Bürgerinformationssystem SessionNet

Um die Verwaltung zu entlasten und die Kreisräte noch besser zu unterstützen, führte das Landratsamt kurze Zeit später das Zusatzmodul SessionNet als Ratsinformationssystem (RIS) ein. Mit dem Ratsinformationssystem wird die kommunale Ratsarbeit in Augsburg digital organisiert und dokumentiert. Fast alle Kreistagsmitglieder greifen online auf alle relevanten Daten und Informationen zu.


Das öffentliche Bürgerinformationssystem macht die Arbeit des politischen Gremiums für interessierte Bürger transparent und nachvollziehbar. Die Tagesordnung kann jederzeit online aufgerufen werden.

Auf eine digitale Denkweise und neue Lösungen setzen

2010 empfahl der Sitzungsdienst dem Ausschuss für Personal, EDV und Organisation den Einstieg in die digitale Gremienarbeit und bekam für dieses Vorgehen „grünes Licht“.

Das Ratsinformationssystem Session wurde um das Modul Mandatos erweitert und den Gremienmitgliedern auf freiwilliger Basis zur Verfügung gestellt. 18 Kreisräte machten damals den Anfang. Heute erledigen bereits 39 Kreisräte ihre kommunalpolitischen Aufgaben digital.

Mit Mandatos stehen Kreistagsmitgliedern die Sitzungsunterlagen auf elektronischem Weg zur Verfügung. Das umständliche und zeitraubende Arbeiten auf Papier entfällt.

Die Software läuft auf den PCs und Laptops der Mandatsträger. Die Synchronisation mit dem zentralen Webserver aktualisiert die Dokumente, die verschlüsselt und geschützt auf dem Arbeitsplatz gespeichert werden und somit auch offline genutzt werden können.

Die optimale Ergänzung vorhandener mobiler Infrastruktur: die Mandatos-Apps für Tablet-PCs

Einige Kreistagsmitglieder verwenden seit Jahren iPads und Android-Tablets. Damit war der Weg für weitere Überlegungen zum Einstieg des Kreistages ins digitale Zeitalter für Landrat Martin Sailer geebnet.

Der Landkreis Augsburg nutzte die vorhandene mobile Infrastruktur und setzte ab Anfang 2014 die neuen Mandatos-Apps für iPads und Android-Endgeräte ein.

Zeitgleich fand die Einrichtung von Enterprise WLAN im Sitzungssaal statt.

Die Gremienmitglieder haben jederzeit die Möglichkeit, digital auf ihre Sitzungsdokumente und -anlagen, Notizen, Termine und Kontakte zuzugreifen. Sitzungsunterlagen können nicht nur gelesen, sondern auch bearbeitet werden und die Volltextsuche ermöglicht ein schnelles Auffinden aller benötigten Informationen.

Um weitere Kreistagsmitglieder für die digitale Zusammenarbeit zu gewinnen, wird der Kauf von iPads, Android-Tablets und Notebooks vom Landratsamt Augsburg auch weiterhin bezuschusst.

Der Landkreis Augsburg nutzte die vorhandene mobile Infrastruktur und setzte ab Anfang 2014 die neuen Mandatos-Apps für iPads und Android-Endgeräte ein.

Zeitgleich fand die Einrichtung von Enterprise WLAN im Sitzungssaal statt.

Die Gremienmitglieder haben jederzeit die Möglichkeit, digital auf ihre Sitzungsdokumente und -anlagen, Notizen, Termine und Kontakte zuzugreifen. Sitzungsunterlagen können nicht nur gelesen, sondern auch bearbeitet werden und die Volltextsuche ermöglicht ein schnelles Auffinden aller benötigten Informationen.

Um weitere Kreistagsmitglieder für die digitale Zusammenarbeit zu gewinnen, wird der Kauf von iPads, Android-Tablets und Notebooks vom Landratsamt Augsburg auch weiterhin bezuschusst.

„Die Installation und Einführung aller Session-Komponenten verlief problemlos, auch wenn die eine oder andere Schulung erforderlich war. Mit den Mandatos-Apps für iPads und Android-Tablets sind wir unserem Ziel – die Gremienarbeit komplett digital zu führen – einen großen Schritt näher gekommen. Die hohe Akzeptanz bei den Kreisräten bestätigt unsere Entscheidung. Die digitale Gremienarbeit verschlankt und beschleunigt nicht nur die Arbeitsabläufe bei Ratsmitgliedern und im Sitzungsbüro, sondern senkt gleichzeitig auch die Druck- und Versandkosten“, sagt Ulla Berger, die seit 1989 im Sitzungsdienst des Landkreises Augsburg verantwortlich tätig ist.

Weniger Aufwand, mehr Flexibilität

Die papierlose digitale Gremienarbeit verbucht Ulla Berger als Erfolg, denn der Sitzungsdienst des Landkreises Augsburg hat einen geringeren Zeit- und Arbeitsaufwand beim Versenden der Sitzungsunterlagen und die Kreistagsmitglieder können jederzeit online auf alle relevanten Sitzungsunterlagen zugreifen.

Wir beraten Sie gerne!

An welchem Punkt Sie bei Ihrer eigenen Gremienarbeit auch stehen: Wir beraten Sie umfassend bei der Bewältigung Ihres Sitzungsmanagements und bieten Ihnen die richtigen digitale Lösungen.

Kategorien: Software