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Weg vom Papier und hin zum digitalen Rathaus

Brunnthal

13.08.2014 2010 war es soweit, die Gemeinde Brunnthal in Oberbayern, wollte weg von der provisorischen Explorer-Baumstruktur, hin zur kompletten elektronischen Führung von Verwaltungsakten. Heute zeigt Andreas Haßelbacher, Kämmerer der Gemeinde Brunnthal, stolz seine leeren Aktenschränke und freut sich: „Zwischenzeitlich ist für uns die Aktenablage zur Nebensache geworden, was noch vor wenigen Jahren undenkbar war“.

Am Anfang des Projekts musste der Kämmerer viele fachliche und technische Herausforderungen bedenken und entschied sich schließlich für das Dokumentenmanagementsystem komXwork von LivingData und der eAkten-Lösung der AKDB und somit für einen IT-Partner, der bereits seit über 40 Jahren erfolgreich im Bereich der kommunalen Datenverarbeitung ist.

„Gerade in der Startphase eines solchen komplexen Projektes gibt es immer die einen oder anderen Probleme oder Anpassungswünsche. Deshalb war es uns so wichtig mit der AKDB und deren Tochter LivingData einen erfahrenen Ansprechpartner an unserer Seite zu haben, der uns keine Standardlösung anbietet, sondern mit uns die optimalen Arbeitsabläufe erarbeitet, die dann die Grundlage unserer Software-und Hardware-Lösung bildet, “ so Herr Haßelbacher.

Die Gemeinde Brunnthal hatte bereits ihre Akten mittels Aktenplan einheitlich strukturiert, was den Umstieg auf komXwork und die eAkten-Führung erleichterte.

2010 entschied man sich für eine schrittweise verfahrensorientierte Einführungsstrategie und führte die digitale Aktenführung zunächst im Finanzwesen ein.

Im Kassen- und Veranlagungsbereich sah man den größten Bedarf die zeitaufwendige, kostenintensive und fehleranfällige manuelle Ablage durch die eAkten-Führung abzulösen.

„In unserem Rathaus werden im Finanzwesen heute die Akten vorzugsweise elektronisch, fast papierlos, geführt “ sagt Herr Haßelbacher. „Und mit der Einführung der SEPA-eAkte 2012 haben wir die Gunst der Stunde genutzt, sodass heute für jeden Fall das entsprechende rechtsichere Mandat hinterlegt ist.“

Auch gibt es in den Amtstuben von Brunnthal keine physische Grundsteuer- und Gewerbesteuerakten mehr. Die laufenden Dokumente werden automatisch digital erfasst und abgelegt. Und die papierbasierten Altakten wurden alle nachverscannt. „Oft benötigt man die Altakten zwar nicht“, stellt Andreas Haßelbacher fest „ aber es ist ein gutes Gefühl zu wissen, dass man jederzeit mit der Volltextsuche der eAkte oder komXwork den entsprechenden Vorgang rasch aufrufen kann.“

Um dem Ziel, einer medienbruchfreie Vorgangsbearbeitung ein gutes Stück näher zu kommen, stattete Brunnthal sein Einwohnermeldeamt 2011 mit der elektronischen Einwohnermeldeakte in OK.EWO und Signaturtabletts aus mit dem Ergebnis, dass die Vorgänge von den Sachbearbeitern schneller gefunden und aufgerufen werden können.

2012 folgte dann noch TERAwin – die elektronische Akte für Erschließungs-, Straßenausbau und Herstellungsbeiträge und mit Einführung der „digtalen Personalakte“ OK.PWS, noch in diesem Jahr, wird die eAkte und komXwork komplett in der Verwaltung eingeführt sein.

Überaus erfreulich war die hohe Akzeptanz der Mitarbeiter bereits zu Beginn der eAkten-Einführung. „Die Bedienung ist wirklich sehr einfach, was vor allem an der perfekten Integration ins Fachverfahren und der vertrauten Windowsoberfläche liegt “ so Andreas Haßelbacher.

Bei der Einführung von Dokumentenmanagement geht der zweifellos effektivste und schnellste Weg über die Schnittstellen mit den etablierten Fachverfahren.

Abschließend stellt Herr Haßelbacher fest, dass er die eAkte gerne viel früher gehabt hätte: „Wir sind um jeden Monat dankbar, wo uns Akten digital zur Verfügung stehen und der zeitliche, personelle und monetäre Aufwand, der mit der Einführung einhergeht, hat sich längst amortisiert.“

Bei so viel Zufriedenheit ist es denn auch kein Wunder, dass Brunnthal bereits mit Beginn der neuen Legislaturperiode, wieder in enger Zusammenarbeit mit der AKDB und LivingData, die digitale Ratsarbeit einführt – das Ratsinformationssystem Session I SessionNet I Mandatos wurde bereits im Februar diesen Jahres installiert.

Für den Bürgermeister Stefan Kern und den Kämmerer Andreas Haßelbacher ist das die logische Fortführung des Projekts „Weg vom Papier und hin zum digitalen Rathaus“.

Kategorien: Software