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Bereits über 300 Verwaltungen nutzen komXwork als Dokumentenmanagement-System

komXwork macht gute Verwaltung noch besser

Bereits über 300 Verwaltungen nutzen komXwork als Dokumentenmanagement-System

komXwork – Effizientes Dokumentenmanagement für moderne Verwaltungen

Das professionelle Dokumentenmanagement-System komXwork schafft Transparenz, Struktur und Sicherheit in Ihren Verwaltungsprozessen. komXwork dient der elektronischen Zusammenführung, Archivierung und Verwaltung von Dokumenten und Informationen.

Durch die tiefe Integration in die Fachverfahren ist es für Mitarbeiter einfach zu bedienen. Führungskräfte und Behördenleiter profitieren von einer übersichtlichen Aktenplangestaltung und einem klar gegliederten Aufgabenmanagement.

Das Berechtigungs- und Zugriffskonzept fördert die teaminterne oder abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und schützt vor ungewollten Zugriffen. komXwork verbindet verwaltungskonformen Datenschutz mit der einer intuitiven Informationsbereitstellung.

Der Aktenplan – bspw. der bay. EAPL – ist der Dreh- und Angelpunkt für die Dokumentenablage, die Steuerung von Berechtigungen, Ansatzpunkt für Wartungsregelwerke und für die Interaktion mit eAkten aus den Fachverfahren in komXwork.

Durch die schnelle Ablage von Dokumenten und den gezielten Zugriff auf Informationen können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren. Ob Mail, Brief oder Notiz – alle Dokumente eines Vorgangs liegen strukturiert an der richtigen Stelle. Von der Handakte bis hin zur Ablage – komXwork bietet über den gesamten Lebenszyklus der Akten hinweg alle Funktionalitäten zur ordnungsgemäßen Aktenführung und zum verwaltungsmäßigen Handeln.

Mit komXwork ist eine Vielzahl an Szenarien umsetzbar, die effizientes Arbeiten ermöglichen:

Dokumente und Daten zusammenführen

Unabhängig davon, wo sich die Unterlagen befinden oder in welchem Format sie vorliegen, werden sie zentral im Dokumentenmanagement-System komXwork zusammengeführt und genau an der richtigen Stelle abgelegt.

Zielgerichtet auf Informationen zugreifen

Transparenz, Übersicht, Kontrolle – dies sind die Vorteile, die sich ergeben, wenn Sie Ihre gesamten Informationen in einem strukturierten Ablagesystem erfasst und zusammengefügt haben. Damit keine „Einbahnstraße“ für Informationen entsteht, müssen diese nutzenorientiert und effizient bereitgestellt werden können.

Mit der leistungsfähigen Suche von komXwork finden Sie Informationen und Dokumente mühelos und ohne großen Zeitaufwand.

Und dank der mobilen Akteneinsicht greifen Sie von unterwegs auf elektronische Akten zu.   

Prozesse optimieren

Typische Geschäftsprozesse sind oft verfahrens- und abteilungsübergreifend. Bei den Übergängen gilt es Brüche zu vermeiden. Das zu meistern ist in allererster Linie eine organisatorische Aufgabe. Genau hier liegt eine  Stärke von komXwork.

komXwork hilft Ihnen bei der operativen Durchführung durch das integrierte Aufgabenmanagement. Mit hilfreichen Tools zum Strukturieren und Bearbeiten Ihrer Informationen werden die Aufgaben und das Handling durch komXwork unterstützt. 

Informationen speichern und schützen

Neben der Erfassung, Prozessunterstützung und der Recherche muss ein DMS auch die Integrität sowie den Schutz der Informationen gewährleisten.

komXwork bietet hierfür eine Vielzahl von Funktionen: das Berechtigungskonzept mit Zugriffsrechten, die Bildung und der Vergleich von Hashwerten auf Dokumentebene, eine verschlüsselte Dateiablage, die Anbindung spezieller Archivsysteme (z. B. EASY, FileLock, FAST LTA Silent Cubes) und die Unterstützung der Digitalen Signatur.

Und für steigende Anforderungen können Sie mit intelligenten komXwork-Zusatzmodulen das System zielgerichtet ausbauen.

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