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Software liest die Dokumente und klassifiziert sie nach gelernten Regeln

Digital & effizient: Intelligentes Posteingangs-management

Software liest die Dokumente und klassifiziert sie nach gelernten Regeln

Digital & effizient: Intelligente Posteingangsmanagement

Neben der digitalen Kommunikation per E-Mail ist die klassische Briefzustellung in vielen Verwaltungen das wichtigste Kommunikationsmittel. Die Poststelle sorgt dafür, dass die eingehende Post gesichtet, erfasst, sortiert und an die jeweiligen Verantwortlichen und Abteilungen weitergeleitet wird. Bei einem hohen Postaufkommen ist der Aufwand für die interne Verteilung der Post entsprechend aufwendig.

Die Digitalisierung dieser Prozesse eröffnet Ihrer Verwaltung große Optimierungspotenziale – vorausgesetzt, die bestehenden Regeln können übernommen und flexibel angepasst werden. Wie kann das gelingen?

Der gesamte Prozess lässt sich durch den Einsatz von automatisiertem Dokumenten-Scanning mit Inhaltserkennung und intelligenter Dokumentenklassifizierung erreichen.

LivingData – Ihr kompetenter Partner auf dem Gebiet der Optimierung von Geschäftsprozessen in Verwaltungen – berät und unterstützt Sie umfassend bei der Einführung und Weiterentwicklung Ihrer digitalen Posteingangsbearbeitung.

Intelligente Posteingangsmanagement

Entscheidend für die Arbeitsersparnis ist der Grad der möglichen Automatisierung.

Mittels Anlernen – also mit Kontext anstelle von Koordinaten – lernt die Software, die verschiedenen Belegarten zu erkennen und intelligent zuzuweisen.

Erkannte Zeichenfolgen werden mit hinterlegten Schlagworten auf Übereinstimmung geprüft und nach den definierten Regeln gewichtet – viele Identifier (Identifizierungszeichen) mit entsprechend hoher prozentualer Gewichtung führen zu einer hohen Bestimmungsgenauigkeit der Belegart.

Je intelligenter das System, desto besser wird es Sie in der Postverteilung entlasten.

Analoge Prozesse digital abbilden

Mit der digitalen Posteingangsverwaltung wird die Eingangspost mit der AKDB Capture-Lösung zentral verscannt, automatisch vorsortiert und mit allen relevanten Meta-Daten (Username, Datum, Scanstation oder Vermerke) erfasst und abgespeichert.

Die Eingangspost wird automatisch nach bestimmten Begriffen und Regeln klassifiziert (z. B. Rechnungen), um eine effiziente Verteilung und Bearbeitung zu gewährleisten.

Die klassifizierten Eingangsdokumente werden automatisch in die elektronischen Postkörbe überstellt. Dabei wird Ihre Verwaltungsstruktur und Ablauforganisation berücksichtigt.

Dokumente der Klasse „Rechnung" können an das elektronische Rechnungseingangsbuch – OK.FIS eREB – übergeben werden.

Was Technik alleine nicht leisten kann, ergänzen Sie durch die Kompetenz Ihrer Mitarbeiter: Mit dem Validierungs-Client werden Dokumente, die nicht vollautomatisch eindeutig zugeordnet werden können, von Ihren Sachbearbeitern validiert und verteilt.

Die regelbasierte Verteilung der Post bildet die Grundlage für die anschließenden komXwork Workflows.

Durch Vertreterregelungen wird sichergestellt, dass die Post auch bei Krankheit oder Urlaub schnell und zuverlässig bearbeitet wird.

Digitalisierung von Papiersendungen

Die Grundlage für die schnelle Verteilung der eingehenden Dokumente ist deren digitale Erfassung. Mit Dokumentenscannern von FUJITSU statten Sie Ihre Poststelle mit der passenden Hardware aus.

Vorteile des digitalen Posteingangs mit komXwork:

  • Automatische Empfängerzuordnung und Klassifizierung der Sendungen
  • Effizienteres Arbeiten ohne Medienbrüche
  • Reduzierung des manuellen Arbeitsaufwandes
  • Standortübergreifende Postverteilung
  • Hohe Transparenz und Auskunftsfähigkeit
  • Vermeidung von Wege- und Liegezeiten
  • Schnellere Fallbearbeitung

Bei der Einführung der digitalen Posteingangslösung begleiten wir Sie kompetent mit unserem Know-how.

Gemeinsam mit Ihnen lernen wir das System für den Produktivbetrieb an.
Worauf warten Sie noch? Nehmen Sie jetzt mit uns Kontakt auf!